Prozesse durchdenken und strukturieren

Aufgaben müssen klar definiert, delegiert und kontrolliert werden. Auch der innerbetrieblichen Kommunikation und der Mitarbeiterführung gebührt ein hoher Stellenwert. Alles mit dem Ziel, eine hohe Arbeitsqualität zu erreichen, gute Mitarbeiter langfristig zu binden und ein starkes, zuverlässiges und motiviertes Team aufbauen zu können.

Gute Arbeitsorganisation, standardisierte Prozesse, klare Strukturen und Verantwortlichkeiten – der Zwang für die landwirtschaftlichen Unternehmer zu mehr Effizienz darf auch vor der Arbeitswirtschaft nicht haltmachen. Es braucht einen klaren Plan, wer für was wann und wie verantwortlich ist. Sprich, es sollte Klarheit herrschen hinsichtlich der Aufgaben, der Rollen, der Verantwortungsbereiche und der Strukturen. Dazu gehören ­exakte Tätigkeitsbeschreibungen, Handlungsvollmachten für unterstellte Mitarbeiter und – speziell in größeren, komplexen Unternehmen – ein Organigramm zur Betriebsorganisation. Daran erkennt jeder, wer über- und wer untergeordnet ist. In vielen landwirtschaftlichen Betrieben herrschen hier nach wie vor Defizite, obwohl diese Aspekte die Grundvoraussetzung für eine ausgeprägte Mitarbeitermotivation und ein gutes Betriebsklima sind.

Damit sich ein Mitarbeiter engagiert an die Arbeit machen kann, braucht er Ziele. Regelmäßig abgeglichen mit den erzielten Ergebnissen, kann das zusätzlicher Ansporn sein. (Foto: landpixel)

Klar geregelte Arbeitsorganisation. Mit Standardarbeitsanweisungen sollen Arbeiten immer gleich und reproduzierbar nach einer definierten Vorlage erfolgen, um Variationen im Arbeitsablauf zu vermeiden. Sie helfen, dass die anfallenden Aufgaben selbständig und von verschiedenen Personen erledigt werden können. Grundvo­raussetzung dafür ist, dass für die verschiedensten Bereiche konkrete Ziele gesetzt werden, die mithilfe der Standardarbeitsanweisungen erreicht werden sollen. Diese Art der Systematisierung ist ein Schlüsselelement dafür, Arbeiten einfacher, geordneter, strukturierter, konstant und konsequent auszuführen.

Wollen Sie alles selbst machen? »Delegieren? Schön und gut, aber meine Aufgaben kann mir eh keiner abnehmen ...« – diese und ähnliche Aussagen bekommt man zu hören, wenn man einen überarbeiteten Menschen auffordert, doch Teile seiner Arbeit abzugeben. Tatsächlich fühlen sich viele Menschen einfach unersetzlich. Sie haben das Gefühl, dass einfach kein anderer die Aufgaben so gut, so schnell oder so richtig ausführen könnte.

Delegieren heißt, Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten an andere – in der Regel an Mitarbeiter – zu übertragen. Bildlich gesprochen heißt das, sich wie ein Dirigent eines Orchesters zu fühlen und genauso konsequent die Aufgaben zu verteilen und effektiv zu steuern. Kein Dirigent würde je auf die Idee kommen, alle Instrumente selbst zu spielen.

Warum überhaupt delegieren? Ganz einfach: Weil keiner von uns alles kann – weder gleichzeitig noch gleich gut. Kurzum: Delegieren hilft dabei, effizienter und effektiver zu arbeiten und dauerhaften, krank machenden Stress zu vermeiden. Der Unterschied zwischen Delegieren und Befehlen ist an dieser Stelle wesentlich: Wer befiehlt, sagt seinen Mitarbeitern lediglich, was zu tun ist. Wer delegiert, informiert über sämtliche Details, Neuerungen und Ziele. Darüber hinaus gibt man auch ein Stück weit Entscheidungsfreiheit ab. Beispielsweise sollte derjenige, der für die Milchviehfütterung zuständig ist, auch bei der Besprechung der Rationsgestaltung mit dem Berater dabei sein.

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern Aufgaben anvertrauen, steigern Sie damit deren Selbstvertrauen. Der Spruch »Man wächst an seinen Aufgaben!« ist hier sichtbares Ergebnis. Nur wer gefordert wird, der wird gefördert. Durch neue Herausforderungen fördern Sie die Eigeninitiative Ihrer Mitarbeiter, das verbessert deren Qualifikation und erhöht die Qualität ihrer Arbeit.

»Bares ist Wahres« trifft nicht immer zu. Geld wird ganz bestimmt nicht reichen, um Sinndefizite, mangelnde Freiräume oder eine schlechte Unternehmenskultur zu kompensieren. Jeder Ihrer Mitarbeiter bringt eine innere Leistungsbereitschaft mit (intrinsische Motivation).

Und die Motivation aus eigenem Antrieb führt im Vergleich zu leistungsabhängigen Prämien (siehe S. 24) zu weitaus besseren Ergebnissen und hält länger an. Und genau das ist das Problem. Wenn der Antrieb von Ihrem Mitarbeiter selbst kommen muss, können Sie darauf nur bedingt Einfluss nehmen. Sie als Chef haben die herausforderungsvolle Aufgabe, das Umfeld für hohe Motivation und Leistung zu schaffen.

Anerkennung und Lob spornen zu besseren Leistungen an. Ganz nach dem Motto: »Anerkennung gibt dem Streben Nahrung«. Sie fördern damit das Mitdenken und bewusste Handeln. Dass Anerkennung wichtig und motivierend ist, ist vielen Betriebsleitern durchaus bewusst. Doch wird dieser Schritt leider noch allzu oft falsch angegangen. Und wenn es statt Anlass zur Anerkennung Anlass zur Kritik gibt? Dann gilt der Grundsatz: Kritik muss unter vier Augen erfolgen, Lob am besten vor der Gruppe. Die Art und Weise, wie Kritik geäußert wird, hat großen Einfluss auf das Betriebsklima – das Zusammenstauchen eines Einzelnen vor allen anderen ist daher tabu.

Neues Merkblatt zur Arbeitsorganisation

Das DLG-Merkblatt 460 »Arbeitsorganisation in Milchviehställen« zeigt, wie Sie durch eindeutige Abgrenzung von Zuständigkeiten, mit einer klaren Definition von Aufgaben und mittels Strukturierung und Standardisierung von Arbeitsprozessen die Abläufe in Ihrem Betrieb optimieren können. Sie finden es kostenfrei zum Download auf der DLG-Website unter dlg.org.

Fazit. Die Arbeitskosten machen einen bedeutsamen Anteil an den Produktionskosten aus. Eine arbeitswirtschaftliche Optimierung aller Betriebszweige und eine kritische Prüfung der Arbeitsprozesse gewinnt an Bedeutung. Individuelle, speziell auf Ihren Betrieb zugeschnittene Lösungsansätze für eine hohe Arbeitsqualität, eine termingerechte Arbeitserledigung, hohe Arbeitsproduktivität und Mitarbeiterzufriedenheit sind Voraussetzung für den nachhaltigen Unternehmenserfolg.

Thomas Künzel

Dieser Beitrag ist erschienen in DLG-Mitteilungen Heft 5/2021 und ist auch zu finden unter dlg-mitteilungen.de Entdecken Sie Innovationen, Trends, Geschäftsideen und vieles mehr. Unser Blog steht für Meinung und Diskussion, für Wissenswertes und Interessantes. Wir liefern Fakten und Argumente. Viel Spaß beim Stöbern!